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Comment faire une déclaration unique d’embauche ?

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Afin de rémunérer un salarié dans les règles, tout employeur doit effectuer une déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Cette déclaration permet de : – demander un numéro d’inscription au répertoire Sirene – demander un numéro d’immatriculation au répertoire des métiers (RM) – déclarer un salarié avant son embauche – demander un certificat de travail La DPAE a été remplacée par un formulaire unique de demande d’emploi (2DPAE) qui doit être déposé pour chaque salarié et effectif de l’entreprise à la sécurité sociale ou à Pôle emploi. Le formulaire 2DPAE permet de déclarer le salarié avant son entrée dans l’entreprise. Cette déclaration doit être faite pour tout nouvel embauché à temps plein ou à temps partiel, qu’il soit engagé en CDI ou en CDD.

Par ailleurs, une nouvelle déclaration doit être faite pour tout changement d’adresse ou de situation familiale. La déclaration est possible directement en ligne auprès du Pôle emploi, ou via le logiciel de paie de l’entreprise. La déclaration d’embauche peut également être faite par le salarié lui-même ou par la personne qui l’emploie. Dans ce cas, le salarié doit se présenter dans un Centre de formalités des entreprises (CFE) avec toutes les pièces justificatives nécessaires. En cas de non-respect des délais de déclaration, de non-déclaration ou de déclaration erronée, l’employeur s’expose à une majoration forfaitaire de 10 %. Cette majoration est calculée sur le montant des cotisations dues pour le salarié concerné.

Qui déclare ?

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L’employeur doit effectuer la déclaration auprès de l’Urssaf (Union de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales) ou de la MSA (Mutualité Sociale Agricole) selon le secteur d’activité.

En cas de difficultés pour effectuer cette déclaration, l’employeur peut faire appel à un tiers déclarant (expert-comptable, association de gestion agréée…).

Quand déclarer ?

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La déclaration doit être effectuée au plus tard dans les 8 jours suivant l’embauche, à partir du premier jour de travail.

Il n’est pas nécessaire de déclarer les heures supplémentaires ni les jours de congés payés.

Comment déclarer ?

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Si vous n’êtes pas un grand habitué de la paperasse, vous pouvez utiliser le service gratuit de déclaration unique d’embauche en ligne.

En quelques minutes, le site vous guide dans votre déclaration.

En cas de difficultés, les conseillers du site sont à votre disposition par téléphone au 0811.20.30.40 (service gratuit + prix d’un appel).

Les logiciels tels que Sage 50Cloud ou bien Quickbooks sont des outils performant pour déclarer à l’urssaf

Et après ?

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En retour, vous recevrez par voie électronique ( email ) votre attestation de déclaration d’embauche.

Vous la remettrez à votre salarié lors de la signature du contrat de travail.

Vous recevrez également vos bulletins de paie.

Par ailleurs, vous devez inscrire votre salarié à la sécurité sociale en lui remettant les documents nécessaires, à savoir la carte Vitale et l’attestation d’affiliation.

C’est également à vous d’effectuer la déclaration d’accident du travail à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie dans les 48 heures.

Comment faire une déclaration unique d’embauche ?

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• Que déclarer ?
• Comment déclarer ?
• Quand déclarer ?

Le dossier de déclaration unique de l’embauche (DUE) comprend trois documents :

• un document d’information
• le formulaire de déclaration unique d’embauche,
• l’imprimé unique pour l’ouverture d’un compte bancaire.

La déclaration doit être adressée à l’organisme chargé du recouvrement des cotisations de sécurité sociale et des contributions sociales.

Elle doit être effectuée au plus tard le dernier jour du mois qui suit celui de la date de début du contrat de travail.

Attention, l’employeur qui n’a pas déclaré un salarié bénéficiant d’un contrat de travail subit une pénalité de 5 % de la rémunération brute totale due au salarié. Cette pénalité est majorée de 2 % par mois de retard et ne peut excéder 50 % de la rémunération brute totale.

Comment faire une déclaration unique d’embauche ?

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Avant que le contrat ne commence

1. Faire la déclaration unique d’embauche (DUE) sur le site net-entreprises.fr
2. Dans les 3 jours suivants la conclusion du contrat, faire parvenir un exemplaire du contrat de travail signé à l’employé et à l’URSSAF ou la MSA.

Dès la conclusion du contrat, vous devez établir un contrat de travail écrit que vous remettez à votre employé. Le contrat de travail est un document officiel qui définit les droits et les obligations de chacun. Il doit être signé par l’employé et l’employeur. Il est obligatoire pour tout contrat de travail d’une durée supérieure ou égale à 1 mois.

Vous pouvez télécharger le contrat de travail via le site net-entreprises.fr. Attention, il est nécessaire de posséder un identifiant et un mot de passe pour accéder au contrat de travail. Si vous ne disposez pas de ces identifiants, vous pouvez en faire la demande sur le site net-entreprises.fr

Les obligation légales

Si le contrat dure plus d’un mois, l’employeur et le salarié doivent envoyer un exemplaire dûment signé à l’URSSAF ou la MSA. Ces organismes ont 3 jours pour vérifier la validité du contrat et l’enregistrer dans leur base de données. Il faut savoir que si le contrat est invalide ou non transmis dans les délais, l’employeur se retrouve avec une pénalité de 1500 euros par salarié non déclaré. Vous devez également informer votre employé de l’existence du CICE (Crédit d’Impôt pour la Compétitivité et l’Emploi). Il s’agit d’une aide à l’embauche pour les entreprises. Ce crédit d’impôt s’élève à 6% du plafond annuel de la Sécurité Sociale par heure travaillée et par salarié.

Attention, les nouveaux salariés embauchés avec un contrat de moins d’un mois ne peuvent bénéficier du CICE. Il faut être bien certain que le contrat dépassera les 30 jours.

Si vous avez des questions, vous pouvez contacter la direction départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle de votre département. Pour connaître les coordonnées de cette direction:

1. Allez sur le site service-public.fr
2. Saisissez votre département dans la rubrique \’Recherche\’
3. Cliquez sur le lien \’Direction départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle de [votre département]\’